Over hoe Barenbrug Holland succesvol een nieuwe gesprekscyclus heeft ingevoerd, waarbij dit hele traject juist niet alleen een feestje van HR was.
Greet Evers (HR Manager) vertelt: “Binnen Barenbrug wilden we af van het afvinken van lijstjes. Van een verplichte exercitie voor leidinggevenden (“omdat het van HR moet”), wilden we toe naar het voeren van een goed gesprek. Een goed gesprek dat waarde toevoegt”. Hieronder lees je hoe Greet deze wens heeft omgezet in een concreet plan en wat het resultaat daarvan is. Ook lees je hoe ACT2Grow daar, middels ontwikkeling van de leidinggevenden, aan heeft bijgedragen.Tot slot geeft Greet een paar waardevolle tips voor andere organisaties die een dergelijk traject in willen gaan.
Hoe zag jullie gesprekscyclus er eerst uit?
Een keer per jaar werd het formuliertje weer uit de kast getrokken en iedereen had zoiets van “het is weer zover, we moeten de gesprekken weer voeren van HR”. Het formulier werd afgevinkt en een jaar later werd gekeken naar “wat er ook alweer was afgesproken”. Het had dus weinig toegevoegde waarde.
Wat was jullie wens?
Onze wens was een gesprek dat waarde heeft zonder al te strakke richtlijnen mee te geven. Waar we vanaf wilden is dat het middel (de vragenlijst) ook het doel zou worden. Ons doel: een situatie waarin leidinggevenden en medewerkers een gesprek voeren over zaken die relevant zijn voor de ontwikkeling van de medewerker en daarmee de organisatie. “Een goed gesprek van 5 minuten kan van meer waarde zijn dan een uur vragen afvinken”. De uitdaging zat hem ook vooral in het meekrijgen van de organisatie.
Hoe hebben jullie de mensen meegekregen in deze nieuwe gesprekscyclus?
Samen met onze marketingafdeling hebben we de informatie visueel gemaakt. We hebben veel gewerkt met infographics op grote posters, we hebben een animatie gemaakt voor medewerkers en ook andere filmpjes ingezet. Een belangrijke succesfactor is het regelmatig delen van updates geweest. Iedereen in de organisatie is voortdurend op de hoogte gehouden en meegenomen in het proces. Daarnaast hebben we samen met ACT2Grow een training ontwikkeld voor alle leidinggevenden.
Wat was voor jullie de reden om ACT2Grow te betrekken?
Binnen Barenbrug zijn veel teamleiders vanuit de inhoud doorgegroeid. Zij zijn niet zozeer opgeleid in het leidinggeven. Bij het voeren van gesprekken gaat het uiteindelijk toch om vaardigheden. Daar wilden we ze bij ondersteunen. Als directie en MT hebben wij een belangrijke voorbeeldrol, aangezien wij de gesprekken voeren met de teamleiders. Voor ons was het belangrijk om een helder kader neer te zetten: “Wat verwachten wij van onze leidinggevenden en hoe geven we dat zelf vorm?”. Het creëren van een veilige setting waarin iedere leidinggevende de ruimte krijgt om te ervaren en oefenen was voor ons belangrijk. ACT2Grow heeft daar goed in meegedacht. Het ontwikkeltraject heeft er mede voor gezorgd dat er grote stappen zijn gezet in het behalen van ons doel.
Wat heeft dit hele traject jullie opgeleverd?
Leidinggevenden en medewerkers zijn positief over de nieuwe gesprekscyclus. De gesprekken gaan nu over wezenlijke onderwerpen, zijn minder tijdrovend en veel meer toegespitst op de persoon. De winst van veel communicatie vooraf zit in het feit dat leidinggevenden en medewerkers zich goed hadden voorbereid op de gesprekken.
Hoe kijken jullie terug op het ontwikkeltraject door ACT2Grow?
De combinatie van online de theorie aanreiken en praktisch aan de slag in de live sessies is als erg positief ervaren. Er is veel geoefend, voor sommigen een opfris, voor anderen helemaal nieuw. Iedereen heeft er zijn eigen leerpunten uit kunnen halen. Het regietheater is ook erg positief ontvangen. De stellingen waren prikkelend en zetten aan tot nadenken. Daarnaast werkte het experimenteren met gedrag in een veilige setting ook erg goed. Verrassend bijeffect van de training is dat leidinggevenden nu de wens hebben uitgesproken om vaker samen met en van elkaar te leren.
Welke tips heb jij voor andere organisaties die ook hun gesprekscyclus willen aanpakken?
- Zorg voor helderheid over wat je precies verwacht in een nieuwe opzet. Mensen roepen snel dat een vragenlijst te standaard is, maar als je hem weghaalt blijken ze toch wel behoefte te hebben aan houvast.
- Je kunt beter iedere week iets communiceren, dan dat je twee weken of een week van tevoren een bericht plaatst op intranet en zegt “dit wordt het, succes er allemaal mee”. Neem de mensen in de organisatie gelijk vanaf het begin mee in het proces. Dus besteed veel aandacht aan de communicatie over de nieuwe gesprekscyclus. Houd mensen op de hoogte van de stand van zaken. Je merkt vaak dat dit soort dingen toch een feestje wordt van HR en die gooien het dan over de bühne als het klaar is, terwijl de rest van de organisatie denkt “waren we met iets bezig dan?”.
- Het is belangrijk dat je mensen aanzet om in beweging te komen. Zorg ook voor herhaling in je communicatie. Iedere keer als wij iets nieuws plaatsten, dan gaven we daar ook een reminder bij in de trant van “weet je nog hoe het zit met, klik hier…”.
- En tot slot: wees reëel in je verwachtingen. Een verandering heeft tijd nodig. Als nu 50% al actief bezig is en volgend jaar 70%, dan maak je ook al stappen.
